Zinc Media Group vereinheitlicht den Betrieb mit freispace
Eine moderne Planungsplattform für Postproduktionsbetriebe, die standortübergreifende Transparenz, Datenintegrität und vollständige Workflow-Agilität liefert
Bumblebee, das Postproduktionszentrum der Zinc Media Group, verwaltet ein komplexes Ökosystem aus Standorten in ganz Großbritannien. Mit dem Auftrag, zwölf Unternehmen der Gruppe sowie externe Kunden zu betreuen, benötigte Bumblebee ein robustes System, um die Lücken zwischen unterschiedlichen Standorten und Disziplinen zu schließen. Nach einer Phase rasanten Wachstums und mehrerer Akquisitionen brauchte das Team einen einheitlicheren Ansatz zur Verwaltung von Ressourcen und Arbeitsabläufen über Standorte hinweg. Mit der Einführung von freispace hat Bumblebee eine zentrale Datenquelle geschaffen, die London, Glasgow und Remote-Workflows in einer nahtlosen, cloudbasierten Umgebung verbindet.
Erreicht
✓Einheitliche Planung: Datensilos zwischen den Standorten London und Glasgow beseitigt
✓Sofortige Transparenz: Planungslatenz von Stunden (manchmal Tagen) auf Echtzeit reduziert
✓Reibungsloses Onboarding: „Kein Doktortitel erforderlich“ — die intuitive Benutzeroberfläche wurde vom Team sofort angenommen
✓Datenintegrität: Doppelbuchungen und manuelle Fehler eliminiert
✓Vollständiger Cloud-Zugriff: VPN-freier Zugang für Mitarbeitende von jedem Gerät und überall
Bumblebee Post Production auf einen Blick
Bedient 12 interne Unternehmen der Zinc Media Group sowie externe Kunden
Kernstandorte in London und Glasgow unterstützen gruppenweite Außenstellen
Mix aus Langformat, Kurzformat, Animation und Werbung
Verwaltet aktuell über 250 Mitarbeitende, Schnittplätze und Ressourcen an mehreren Standorten
Raus aus der „Doppelwelt“ aus Legacy-Anwendungen und Excel-Tabellen
Bumblebee arbeitete historisch mit einer Kombination von Systemen, die den Anforderungen der Kurz- und Langformat-Workflows entsprachen. Kurzformat-Arbeiten wurden mit einer älteren On-Premise-Anwendung verwaltet, während Langformat-Projekte und der Betrieb in Glasgow in Excel erfasst wurden.
Mit dem Wachstum des Unternehmens entstand zunehmende Komplexität über die Standorte hinweg. Die Altanwendung erforderte VPN-Zugang außerhalb des Büros, während Excel-Tabellen separat für London und Glasgow gepflegt wurden, was die Echtzeit-Transparenz im Gesamtbetrieb einschränkte.
„Jedes Mal, wenn wir etwas verschieben wollten, wurde es gefühlt zu einer Vorstandssitzung. Wenn man eine Person in einem Tab aktualisierte, musste man daran denken, sie auch im anderen zu aktualisieren. Es gab keine einheitliche Datenquelle.“
Dieser fehlende einheitliche Überblick erschwerte es, Ressourcen standortübergreifend zu optimieren und schnell auf Produktionsanforderungen zu reagieren. Das Führungsteam erkannte, dass eine stärker integrierte, cloudbasierte Plattform nötig war, um die nächste Wachstumsphase zu unterstützen.
Die Lösung
freispace — eine zentrale Datenquelle für den Multi-Standort-Betrieb
Bumblebee entschied sich für freispace, um seinen Betrieb zu vereinheitlichen. Ausschlaggebend war der Bedarf an einer modernen, webbasierten Plattform, die ohne aufwändige Schulungen teamübergreifend eingeführt werden kann.
„Entscheidend ist für mich, dass man keinen Doktortitel in der Software braucht. Sie muss von Anfang an intuitiv sein, damit sich Menschen einloggen und sehr schnell einarbeiten können. Genau dort hebt sich freispace ab.“
Anstatt eine komplexe Datenmigration aus zwei Systemen zu versuchen, setzte das Team auf eine „Frischer-Start“-Strategie. Es wurde ein Go-Live-Termin festgelegt und Ressourcen, Räume und Kits wurden in freispace komplett neu aufgebaut. Dieser Neuanfang stellte sicher, dass das neue System auf die gewünschte neue Arbeitsweise konfiguriert wurde — nicht auf die vergangene.
Wesentliche Erfolgsfaktoren:
Einheitliches Dashboard: Die Standorte London und Glasgow werden an einem Ort dargestellt — mit standortspezifischen Filtern.
Sofortige Konflikterkennung: Echtzeit-Warnungen bei Doppelbuchungen von Ressourcen ersetzen Mutmaßungen durch Gewissheit.
Berechtigungsbasierter Zugriff: Das Management hat die volle Kontrolle, während Kreative eine schlanke Ansicht erhalten, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.
Mobile Erreichbarkeit: Producer können Status und Verfügbarkeit unterwegs prüfen — ohne Abhängigkeit von Büro-Laptops oder VPN.
Der Anwendungsfall
Operative Agilität in der Praxis
Mit freispace hat sich Bumblebee von reaktiver Logistik zu proaktiver Ressourcensteuerung entwickelt. Die Transformation zeigt sich besonders in drei Bereichen:
Standortübergreifende Zusammenarbeit Früher waren Telefonate, E-Mails und mehrere Tabellen nötig, um zu prüfen, ob ein Mitarbeitender in London verfügbar war — ein Vorgang, der bis zu 24 Stunden dauern konnte. Heute ist diese Transparenz sofort verfügbar.
„Ich kann innerhalb von Sekunden herausfinden, wer die Producer sind, und direkt mit ihnen sprechen. Früher gab es eine Verzögerung bei Antworten, wenn man etwas verschieben wollte. Heute werden solche Entscheidungen in Sekunden getroffen.“
Ressourcenoptimierung Die einheitliche Sicht erlaubt es Bumblebee, internes Personal ideal auszulasten, bevor auf Freelancer zurückgegriffen wird. Wenn ein Standort in London ausgebucht ist, sehen Disponenten sofort die Verfügbarkeit in Glasgow oder erkennen interne Mitarbeitende, die frei und reisebereit sind. Das führt zu deutlichen Kosteneinsparungen und einer besseren Auslastung über die Gruppe hinweg.
Workflow-Präzision Die Plattform meistert die Komplexität von Mehrzweckräumen, die zwischen verschiedenen Betriebssystemen wechseln (z. B. Avid auf Windows, Premiere auf Mac).
„Die Schnittassistenz erkennt sofort an der Buchung, was benötigt wird. Es ist klar, wann eine technische Umstellung erforderlich ist — ohne manuelle Notizen oder zusätzliche Kommunikation.“
Die Ergebnisse
Von Fragmentierung zu Klarheit
Die Einführung von freispace hat Kultur und Effizienz von Bumblebee grundlegend verändert.
Wiederhergestelltes Vertrauen in Daten: Das Team arbeitet jetzt mit hohem Vertrauen in die Richtigkeit der Pläne. „Wir hören gar nicht mehr über die Software — das beste Feedback, das man bekommen kann“, sagt Strous.
Weniger Verwaltungsaufwand: Meetings, in denen es um Detailfragen zur Planung ging (wer ist wo, was ist gebucht), wurden durch strategische Diskussionen ersetzt. „Wir müssen nicht mehr so viel über den Plan reden“, sagt Culora. „Wir können über wichtigere Dinge sprechen.“
Verbesserte Kundenerfahrung: Kunden erhalten sofort Antworten zu Verfügbarkeit und Lieferstatus — das vermittelt ein professionelleres und reaktionsfähigeres Bild.
Skalierbarkeit: Das System trägt das weitere Wachstum und unterstützt das vielfältige Portfolio der Zinc Media Group, ohne den operativen Aufwand zu erhöhen.
„Die Oberfläche ist intuitiv und leicht zu verstehen“, fasst Culora zusammen. „Teams sind ohne aufwändige Schulungen schnell einsatzbereit — das wirkt sich spürbar auf die Gesamtproduktivität aus.“
Ausblick
Bumblebee entwickelt seine Partnerschaft mit freispace weiter. Geplant sind unter anderem API-Integrationen, um HR-Daten direkt mit der Planung zu synchronisieren, sowie eine tiefergehende Nutzung der Reporting-Tools, um die Balance zwischen physischen Facility-Buchungen und Remote-Arbeit zu analysieren.
Mit einer modernen Grundlage ist Bumblebee gut aufgestellt, mit der Zinc Media Group zu skalieren — und Logistik wird der Kreativität nie mehr im Weg stehen.
Über Bumblebee
Bumblebee ist der hauseigene Postproduktionszweig der Zinc Media Group und bietet Ende-zu-Ende-Dienstleistungen. Mit Kernstandorten in London und Glasgow unterstützt das Unternehmen Vor-Ort- und Remote-Workflows für eine breite Palette an Lang- und Kurzformaten sowie Werbung.
Bumblebee betreibt zusätzlich einen Equipment-Verleih und bietet damit Lösungen vom Dreh bis zur finalen Auslieferung.
Über freispace
freispace ist ein führender Anbieter moderner Planungs- und Ressourcenmanagement-Software, entwickelt, um Klarheit und Effizienz in komplexen Produktionsumgebungen zu schaffen.
